Interna baza znanja z zasebnim AI: pravilniki, IT pomoč in uvajanje, na enem mestu

Problem

V vsakem podjetju z nekaj deset zaposlenimi se ista vprašanja vrtijo v krogu. Koliko dni dopusta se prenese v naslednje leto? Kako se nastavi VPN na novem prenosniku? Kdo odobri nakup programske opreme? Kje je obrazec za potni nalog? Odgovori obstajajo, napisani v pravilnikih, navodilih in zapiskih IT podpore. Ljudje jih kljub temu ne najdejo, zato pišejo kadrovski službi, kličejo IT ali vprašajo sodelavca.

Za novega zaposlenega je to še težje. Prve tedne porabi za iskanje stvari, ki jih vsi drugi že vedo, in za vprašanja, ki jih ne upa postaviti dvakrat.

Splošni klepetalniki na ta vprašanja ne znajo odgovoriti, ker vaših pravilnikov ne poznajo. Če jih vanje naložite, notranji dokumenti zapustijo podjetje. Iskalnik v SharePointu ali na Drive pa vrne dvajset dokumentov, v katerih se pojavi beseda "dopust", in prepusti branje vam.

Kaj zasebni AI naredi

Postavimo jezikovni model na vaš strežnik in ga prek iskanja RAG povežemo z dokumenti, ki jih podjetje že ima, v SharePointu, Google Drive ali mapah na strežniku. Zaposleni vpraša z navadnimi besedami. Sistem poišče ustrezne odstavke v dokumentih, do katerih ima ta zaposleni dostop, napiše kratek odgovor in navede vir.

Primer vprašanja in odgovora (izmišljen pravilnik, prikazan zaradi oblike):

Vprašanje: Ali lahko neizkoriščen dopust prenesem v naslednje leto in do kdaj ga moram porabiti?

Odgovor: Da. Po internem pravilniku se neizkoriščen del letnega dopusta prenese v naslednje leto in ga je treba izrabiti do 30. junija. Prenos se ne zahteva posebej, dovolj je, da ga vodja upošteva pri planu dopustov. Če dopusta zaradi bolniške odsotnosti niste mogli izrabiti, velja ločen postopek v 7. členu.

Vir: Kadrovska/Pravilnik_o_delovnem_casu_2025.pdf, 5. in 7. člen

Tipična vprašanja v pilotu:

• Kako zahtevam dostop do mape projekta X?
• Kaj moram narediti prvi teden kot nov vodja ekipe?
• Kateri tiskalnik je v tretjem nadstropju in kako ga dodam?
• Kakšna so pravila za delo od doma in kako ga sporočim?

Ko odgovora v dokumentih ni, sistem to pove in predlaga, komu pisati. To je pomembno, ker si zaposleni hitro zapomnijo, ali orodju lahko zaupajo.

Viri podatkov

Interna baza znanja je najširši scenarij, zato je izbor za pilot še posebej pomemben. Priporočamo, da začnemo z enim področjem, kjer je največ ponavljajočih se vprašanj:

• Kadrovski pravilniki in navodila: delovni čas, dopust, potni stroški, delo od doma.
• IT pomoč: navodila za nastavitve, pogosta vprašanja, zapiski iz sistema za zahtevke.
• Uvajanje: kontrolni seznami, opisi procesov, organigram, kdo je pristojen za kaj.
• Poslovni procesi: nabava, odobritve, potni nalogi, obrazci.

Povezave so na voljo za SharePoint in OneDrive, Google Drive ter mape na strežniku. Podprti so Word, PDF, PowerPoint, Excel in strani iz wikija, če ga imate.

Arhitektura

1. Povezovalniki: sistem bere dokumente iz SharePointa, Drive ali map in hkrati prevzame pravice dostopa, ki so tam nastavljene.
2. Indeksiranje: dokumente razdelimo na odstavke in jih shranimo v lokalni iskalni indeks; spremembe se zaznajo samodejno.
3. Iskanje s pravicami: ob vsakem vprašanju se upoštevajo samo dokumenti, ki jih uporabnik lahko odpre.
4. Model: odprt jezikovni model (izbiramo med družinami Llama, Mistral, Qwen in Gemma glede na slovenščino in strojno opremo) napiše odgovor samo iz najdenih odstavkov.
5. Vmesnik: spletni klepet z enotno prijavo podjetja, po želji API, združljiv z OpenAI, za povezavo v Teams ali drug kanal.
6. Nadzor: pregled vprašanj, na katera sistem ni našel odgovora, je najboljši seznam dokumentov, ki jih je treba napisati.

Strojno opremo kupi podjetje; mi jo dimenzioniramo glede na število zaposlenih in je ne preprodajamo. Možnosti so opisane na strani o zasebnem AI.

Varnost in zakonodaja

Interni dokumenti vsebujejo osebne podatke zaposlenih, plače, ocene in poslovne načrte. Pri zasebni postavitvi ostanejo na vašem strežniku in ne gredo k zunanjemu ponudniku modela, prevzem pravic pa poskrbi, da sistem ne razkrije ničesar, česar uporabnik že danes ne more odpreti.

Za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih velja splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) enako kot za vaš dokumentni sistem. Kaj evropski akt o umetni inteligenci pomeni za podjetje, ki AI daje v uporabo zaposlenim, smo opisali v članku Akt o umetni inteligenci za podjetja.

Pri postavitvi skupaj določimo, kateri viri so vključeni, kako dolgo se hranijo dnevniki vprašanj in kdo jih lahko pregleduje. Dnevnik vprašanj je uporaben za izboljšave, vendar ga ne uporabljamo za nadzor posameznih zaposlenih, kar je tudi zapisano v dogovoru.

Časovnica in cena

• Pilot (od 2.900 €, 2–3 tedne): eno področje, na primer kadrovski pravilniki ali IT pomoč, povezava z enim virom in ocena na 30 do 50 vprašanjih, ki jih zaposleni resnično postavljajo.
• Produkcija "Znanje podjetja" (6.000–15.000 €): več področij in virov, enotna prijava, prevzem pravic, nadzor in navodila za skrbnike.
• Podpora (290–790 € na mesec): novi viri, posodobitve, spremljanje vprašanj brez odgovora.

Pilot začnemo s pregledom pravic, ker je to pri interni bazi znanja najpogostejši vir presenečenj. V prvem tednu izberemo področje in vir, pregledamo, kdo vidi katere mape, in zberemo vprašanja, ki jih kadrovska služba ali IT podpora dobiva najpogosteje. V drugem tednu sistem povežemo z virom in ga preizkusimo na teh vprašanjih, tudi z računi zaposlenih z različnimi pravicami, da preverimo, da nihče ne vidi preveč. V tretjem tednu ga nekaj dni uporablja manjša skupina zaposlenih, nato dobite poročilo s točnostjo, vprašanji brez odgovora in predlogom za razširitev.

Cene so končne, ker nismo zavezanci za DDV. Kaj zajema posamezna stopnja, je na strani o zasebnem AI za podjetja. Če ima vaše podjetje tudi obsežno tehnično dokumentacijo, poglejte zasebni AI za proizvodnjo.

Kaj ne obljubimo

• Boljših odgovorov od dokumentov. Če je pravilnik zastarel ali nejasen, bo tak tudi odgovor. Sistem pokaže, katera vprašanja ostajajo brez odgovora, prepisati pa jih morate vi.
• Popolne natančnosti. Model se lahko zmoti, zato vedno navede vir.
• Delovanja brez urejenih pravic. Če so pravice v SharePointu ali na Drive nastavljene preširoko, jih bo sistem prevzel takšne, kot so. Pred pilotom jih skupaj pregledamo.
• Kakovosti največjih oblačnih modelov pri vsaki nalogi. Za odgovore iz internih dokumentov so odprti modeli zelo dobri; razliko pri zahtevnejših nalogah pokažemo v pilotu.