Zasebni AI za računovodske servise: davčna vprašanja, odgovorjena iz vašega arhiva

Problem

Računovodski servis odgovarja na ista vprašanja vsak mesec. Ali se strošek službenega vozila prizna? Kako obravnavati storitev, ki jo je stranka kupila od tujega ponudnika? Kaj velja za darila poslovnim partnerjem? Odgovore je servis že napisal, včasih desetkrat. A so v e-poštnih nitih, v internih zapiskih in v glavi najizkušenejše računovodkinje, ki je ob koncu meseca najbolj zasedena.

Splošni klepetalniki odgovor napišejo hitro, a z dvema težavama. Prva: odgovor pride iz splošnega spomina modela in ne iz pojasnil FURS ali vaših mnenj, zato ga mora računovodja vseeno preveriti od začetka. Druga: ko v klepet prilepite izsek iz knjige stranke ali pogodbo, dokument zapusti vaše omrežje in ga obdeluje tretja oseba. Za servis, ki mu stranke zaupajo plače, pogodbe in bančne izpiske, to ni sprejemljivo.

Kaj zasebni AI naredi

Na strežniku servisa postavimo jezikovni model in ga prek iskanja RAG povežemo z gradivom, ki ga izberete: pojasnila FURS, vaša interna mnenja, odgovori strankam in po potrebi dokumenti posameznih strank. Ko računovodja vpraša, sistem najprej poišče ustrezne odstavke, nato napiše odgovor in navede vire. Če v gradivu ni odgovora, to pove, namesto da bi ugibal.

Primer vprašanja in odgovora (izmišljen interni zapisek, prikazan zaradi oblike):

Vprašanje: Stranka, normiran s.p., je kupila oglaševanje pri tujem ponudniku. Kaj smo podobnim strankam svetovali glede evidentiranja in poročanja?

Odgovor: Lani smo trem strankam v enakem položaju svetovali enak postopek: račun evidentirati kot prejeto storitev iz tujine, preveriti, ali mora stranka zaradi tega oddati posebno poročilo, in o tem obvestiti stranko pisno pred rokom. Interno mnenje iz marca 2025 opisuje postopek po korakih in se sklicuje na pojasnilo FURS, ki ga imate v arhivu.

Vir: Interna mnenja/2025-03_storitve_iz_tujine.docx, razdelek 2; Pojasnila FURS/storitve_tuji_ponudniki.pdf, str. 4

Pri računovodskih servisih so najpogostejša vprašanja v pilotu:

• Kaj smo napisali o obdavčitvi bonitet pri uporabi službenega vozila?
• Katera pojasnila FURS obravnavajo vprašanja, povezana z ZDoh-2, za samostojne podjetnike?
• Poišči vse naše odgovore strankam o obračunu potnih stroškov v zadnjem letu.
• Povzemi, kaj ta pogodba stranke določa o plačilnih rokih in obrestih.

Odgovor je osnutek za računovodjo, ki ga preveri in podpiše. Davčne odločitve ostanejo pri strokovnjaku.

Viri podatkov

Pilot začnemo z enim sklopom, ki prinese največ prihranka. Najpogosteje je to:

• Pojasnila FURS, ki jih servis že spremlja in shranjuje, za vprašanja o ZDDV-1, ZDoh-2 in drugih davkih.
• Interna mnenja in zapiski: odgovori na zapletene primere, ki jih je nekdo v servisu že raziskal.
• Odgovori strankam: izvoz e-pošte ali dopisov, iz katerega odstranimo, kar v indeks ne sodi.
• Dokumenti posameznih strank: pogodbe, sklepi, pravilniki, z dostopom samo za računovodjo, ki stranko vodi.

Podprti so Word, PDF (tudi skenirani), Excel tabele in e-pošta. Podatkov iz računovodskega programa v pilotu ne povezujemo, ker so knjižbe številke in ne besedilo. Če je smiselno, to dodamo v produkcijski fazi.

Arhitektura

Vse teče na strežniku servisa ali v vašem najetem prostoru v podatkovnem centru:

1. Indeksiranje: dokumente razdelimo na odstavke in shranimo v lokalni iskalni indeks; nova pojasnila in mnenja se dodajo samodejno iz dogovorjene mape.
2. Iskanje s pravicami: vsak računovodja dobi odgovore samo iz splošnih virov in iz dokumentov strank, ki jih vodi.
3. Model: odprt jezikovni model (izbiramo med družinami Llama, Mistral, Qwen in Gemma glede na slovenščino in strojno opremo) sestavi odgovor samo iz najdenih odstavkov.
4. Vmesnik: spletni klepet ali API, združljiv z OpenAI, za povezavo z orodji, ki jih že uporabljate.
5. Dnevnik: vprašanja in odgovori ostanejo na vašem strežniku za notranji nadzor.

Strojno opremo kupi servis, mi jo dimenzioniramo in je ne preprodajamo. Za ekipo do deset ljudi pogosto zadošča en strežnik z dobro grafično kartico; možnosti so opisane na strani o zasebnem AI.

Varnost in zakonodaja

Ker dokumenti ostanejo na vašem strežniku, odpade vprašanje prenosa podatkov strank k zunanjemu ponudniku modela. Servis pri tem ostaja upravljavec ali obdelovalec osebnih podatkov strank, tako kot danes, in splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) velja za AI enako kot za računovodski program.

Pri postavitvi skupaj določimo:

• pravice dostopa po strankah in vlogah,
• rok hrambe dnevnikov,
• postopek, ko stranka odide in je treba njene dokumente odstraniti iz indeksa,
• odgovornost za varnostne posodobitve.

Kaj evropski akt o umetni inteligenci pomeni za servis, ki AI uporablja pri delu, smo opisali v članku Akt o umetni inteligenci za podjetja.

Časovnica in cena

• Pilot (od 2.900 €, 2–3 tedne): en sklop gradiva, na primer pojasnila FURS in interna mnenja, lokalna postavitev in ocena na 30 do 50 vprašanjih, ki jih vaše stranke resnično postavljajo.
• Produkcija "Znanje podjetja" (6.000–15.000 €): več zbirk, pravice po strankah, samodejno dodajanje novih pojasnil, nadzor in uvajanje ekipe.
• Fine-tuning (4.000–12.000 €): kadar želite, da osnutki odgovorov sledijo slogu vašega servisa.
• Podpora (290–790 € na mesec): posodobitve, varnostni popravki in spremljanje kakovosti.

Pilot je smiselno umestiti zunaj obdobja letnih poročil, ko ima ekipa čas za preizkušanje. V prvem tednu izberemo gradivo in zberemo 30 do 50 vprašanj, ki so jih stranke postavile v zadnjih mesecih, skupaj z odgovori, ki ste jih takrat poslali. V drugem tednu sistem odgovori na ista vprašanja, računovodje pa primerjajo njegove osnutke s svojimi: je odgovor pravilen, je vir pravi, koliko popravkov bi potreboval. V tretjem tednu dobite poročilo z rezultati in oceno prihranka časa na vprašanje. Na tej podlagi se odločite, ali razširitev na več zbirk in vse sodelavce prinese dovolj.

Cene so končne, ker nismo zavezanci za DDV. Kaj zajema posamezna stopnja, je na strani o zasebnem AI za podjetja. Servisi z več zaposlenimi pogosto dodajo še interno bazo znanja za pravilnike in uvajanje novih sodelavcev.

Kaj ne obljubimo

• Davčnega svetovanja. Sistem najde in povzame, kar je v vaših virih. Presojo in podpis da računovodja.
• Aktualnosti brez vzdrževanja. Model ve samo tisto, kar je v indeksu. Če novo pojasnilo FURS ni dodano, ga ne pozna. Zato je samodejno dodajanje del produkcijske postavitve.
• Brezhibnih odgovorov. Model lahko narobe poveže dva primera. Navedba vira je tam zato, da se napaka opazi takoj.
• Kakovosti največjih oblačnih modelov pri vsaki nalogi. Pri iskanju po vaših dokumentih so odprti modeli zelo dobri, pri zapletenem sklepanju čez več zakonov pa slabši. Razliko pokažemo na vaših vprašanjih v pilotu.